Wiederkehrende Rechnungen in Klaq: Zeitpläne und Versandmodi

Wiederkehrende Arbeit braucht oft wiederkehrende Rechnungen. Klaq unterstützt tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Zeitpläne. Wähle den manuellen Modus zur Prüfung erzeugter Entwürfe oder den automatischen Modus, der nach Genehmigung des Profils Rechnungen finalisiert und für den E-Mail-Versand einreiht.

Das Wichtigste in Kürze

Wiederkehrende Rechnungen stehen während einer aktiven Testphase und mit Pro zur Verfügung. Wähle Ausgangsrechnung, Rhythmus, ersten Termin, Zeitzone und Versandmodus; prüfe und genehmige dann das Profil. Fällige Ausführungen werden durch Hintergrundaufgaben verarbeitet. Automatischer E-Mail-Versand erfordert zusätzlich einen eingerichteten Versanddienst.

Mit einer verlässlichen Ausgangsrechnung beginnen

Prüfe Kunde, Beschreibungen, Mengen, Preise, Währung und Zahlungsangaben der Rechnung, die du wiederverwenden möchtest. Ein Wiederholungsprofil wiederholt eine Abrechnungsstruktur. Es kann nicht erkennen, ob die Arbeit dieses Monats noch zur früheren Vereinbarung passt.

Beschreibe bei einem Wartungsauftrag die wiederkehrende Position so konkret, dass die Leistung erkennbar ist. Halte eine Änderung des Auftrags fest, bevor du dich auf den nächsten Entwurf verlässt.

Eine für ungültig erklärte Rechnung lässt sich nicht als Ausgangsrechnung wählen. Der erste Ausführungstermin muss heute oder später sein.

Den Abrechnungsrhythmus wählen

Wähle tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung und das Intervall. Lege ersten Termin, Versandzeit und Zeitzone fest. Der Zeitplan kann an einem Datum, nach einer Anzahl von Rechnungen oder ohne festes Ende laufen.

Termine am Monatsende werden auf gültige Kalenderdaten angepasst. Prüfe dennoch die erzeugte Ausführung, statt vorauszusetzen, dass jeder Monat denselben Kalendertag enthält.

Der Hintergrundprozess verhindert, dass dieselbe Ausführung zweimal erzeugt wird. Ein wiederholter Lauf sollte keinen zusätzlichen Entwurf für denselben Abrechnungszeitraum erstellen.

Den Versandmodus für jede Rechnung wählen

Der manuelle Modus erstellt einen Entwurf zum Prüfen, Finalisieren und Teilen. Der automatische Modus finalisiert jede erzeugte Rechnung und reiht eine E-Mail mit den genehmigten Empfängern und Nachrichtentexten ein. Das Einreihen garantiert weder Zustellung noch Lektüre; keiner der Modi zieht Zahlungen automatisch ein.

Prüfe Kunde, Beträge, Zeitplan, Empfänger und Nachricht vor der Genehmigung des automatischen Versands. Halte die Angaben aktuell und pausiere das Profil bei Änderungen am Auftrag. Prüfe im manuellen Modus jeden Entwurf vor der Finalisierung.

Bei Auftragsänderungen pausieren

Pausiere ein Profil, wenn die regelmäßige Abrechnung enden soll. Ein Profil ersetzt keine Prüfung der Kundenvereinbarung und erstellt kein Abonnement bei einem Zahlungsanbieter.

Hat der Arbeitsbereich den erforderlichen Tarif nicht mehr, wird die wiederkehrende Erzeugung eingeschränkt. Die vorhandene Abrechnungshistorie bleibt verfügbar. Sie bedeutet aber nicht, dass zukünftige Ausführungen weiterhin erstellt werden.

Häufige Fragen

Warum ist eine fällige Ausführung noch nicht erschienen?

Prüfe, ob das Profil aktiv, der Termin fällig, der Arbeitsbereich berechtigt und die Hintergrundverarbeitung eingerichtet ist. Bitte den Administrator, die Verarbeitung zu prüfen, bevor du manuell einen doppelten Entwurf erstellst.

Sendet Klaq Erinnerungs-E-Mails für diese Rechnungen?

Zahlungserinnerungen werden separat an einer finalisierten Rechnung eingerichtet. Wähle unterstützte Tage vor oder nach der Fälligkeit. Der Versand hängt vom offenen Betrag, einer aktiven Testphase oder Pro, eingerichtetem E-Mail-Versand und Hintergrundverarbeitung ab. Siehe Anleitung zum Nachfassen bei Rechnungen.

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