Rechnungsvorlagen: zukünftige Dokumente einheitlich gestalten

Eine einheitliche Rechnung lässt sich leichter erkennen und prüfen. Klaq bietet integrierte PDF-Stile und Dokumenteinstellungen für Rechnungen und Angebote. Prüfe vor der Weitergabe sowohl die Daten als auch das Erscheinungsbild.

Das Wichtigste in Kürze

Wähle einen Dokumentstil und prüfe das PDF vor dem Versand. Die Finalisierung speichert die ausgestellten Dokumentdaten, garantiert aber kein identisches Erscheinungsbild aller späteren PDF-Downloads.

Mit den Informationen beginnen, die der Kunde braucht

Prüfe vor der Gestaltung Unternehmensangaben, Kundendaten, Leistungsbeschreibungen, Zahlungshinweise und Daten. Ein wiedererkennbares Layout ist nur dann hilfreich, wenn die zugrunde liegenden Informationen stimmen.

Halte Notizen knapp und auf das Dokument bezogen. Verwende bei Rechnungsnachrichten einen klaren Betreff und Text, statt zu erwarten, dass das PDF-Design den gesamten Auftrag erklärt.

Die verfügbaren Dokumentfunktionen nutzen

Integrierte Stile und gespeicherte Einstellungen wie Farben und E-Mail-Texte stehen während einer aktiven Testphase und mit Pro zur Verfügung. Danach erfordern Einstellungsänderungen Pro. Nutze die Funktionen deines Arbeitsbereichs und prüfe ihre Wirkung auf das PDF.

Nutze die tatsächlichen Produktoptionen. Setze nicht voraus, dass du beliebige HTML-Layouts hochladen oder ein frei gestaltetes PDF erstellen kannst. Dieser Ablauf passt Dokumente an und ist kein allgemeiner Designeditor.

Verstehen, wann Einstellungen wirksam werden

Prüfe die Einstellungen vor der Ausstellung. Bei der Finalisierung werden die Dokumentdaten gespeichert und das ausgestellte PDF anhand der geltenden Einstellungen erzeugt.

Kundenänderungen ersetzen weder die ausgestellten Kundendaten noch die Finanzdaten. Berechtigte Personen können jedoch den PDF-Stil ändern und Notizen finalisierter Rechnungen bearbeiten. Classic-PDFs verwenden die aktuelle Markenfarbe des Arbeitsbereichs. Ein späterer Download kann deshalb anders aussehen; bewahre die tatsächlich versendete PDF-Datei auf.

Wenn du das Ergebnis einer neuen Rechnung bestätigen möchtest, prüfe das im Ablauf verfügbare Dokument, bevor du es an den Kunden sendest.

E-Mail und Anhänge gesondert prüfen

Wo Vorlagenanhänge und E-Mail-Texte verfügbar sind, kontrolliere die vorgesehenen Inhalte. Ein hilfreicher Anhang sollte zum Zweck des Dokuments passen und die E-Mail sollte die Rechnung eindeutig benennen.

Die Wahl einer Vorlage oder das Speichern eines Entwurfs versendet keine E-Mail. Fordere den Versand ausdrücklich an oder nutze ein genehmigtes Wiederholungsprofil mit automatischem Versand. Eine eingereihte oder angenommene E-Mail belegt keine Lektüre.

Häufige Fragen

Kann sich ein ausgestelltes PDF später ändern?

Ja. Sein Stil, die Notizen einer finalisierten Rechnung oder die Classic-Markenfarbe können sich ändern. Eine Änderung am Kundendatensatz ersetzt weder die ausgestellten Kundendaten noch die Beträge.

Kann ich für jeden Tarif eine bestimmte Anzahl an Vorlagen oder eine bestimmte Funktion zusagen?

Prüfe die aktuellen Optionen im Arbeitsbereich und die Tarifinformationen. Diese Anleitung verzichtet bewusst auf feste Angaben zur Vorlagenanzahl, die sich ändern können.

Nutze zur Dokumentprüfung die Checkliste für deine erste Rechnung und entdecke Klaq Invoice.