حالة الفاتورة والدفع والبريد تعني أمورًا مختلفة

قد تكون الفاتورة معتمدة ومدفوعة جزئيًا وبانتظار إرسال البريد في الوقت نفسه. تجيب هذه الحالات عن أسئلة مختلفة. تساعد قراءتها منفصلة على اختيار الإجراء التالي الصحيح.

الخلاصة

• تصف حالة المستند ما إذا كان مسودة أو معتمدًا أو مُبطلًا.
• تصف حالة الدفع الرصيد المتبقي وتوقيت استحقاقه.
• تصف حالة البريد سير الإرسال في Klaq.

لا ينبغي تقديم أي من هذه الحالات دليلًا على أن العميل فتح الفاتورة.

حالة المستند: ما الذي صدر؟

المسودة مستند قيد العمل. للمستند المعتمد رقم مُعيّن وتفاصيل إصدار مخزنة. يظل المستند المُبطل جزءًا من سجل المستندات، لكنه لا يُعامل كفاتورة صادرة نشطة في الإجماليات المالية.

لا تستبدل تعديلات العميل بيانات العميل أو البيانات المالية الصادرة. لكن يمكن للمستخدمين المخولين تغيير نمط PDF وتحديث ملاحظات الفواتير المعتمدة. تستخدم ملفات Classic لون العلامة الحالي لمساحة العمل. لذلك قد يختلف مظهر التنزيل اللاحق؛ احتفظ بنسخة PDF التي أرسلتها فعلًا.

حالة الدفع: ما الذي يبقى مستحقًا؟

يحتسب Klaq حالات التحصيل مثل غير مدفوع ومدفوع جزئيًا ومدفوع ومتأخر، انطلاقًا من الفاتورة وسجلاتها المالية. تقلل الدفعة الجزئية المبلغ المستحق دون الحاجة إلى استبدال الفاتورة الأصلية.

راجع الأرصدة الدائنة والمبالغ المستردة إلى جانب المدفوعات. يقلل الرصيد الدائن المبلغ المستحق؛ ويسجّل الاسترداد أموالًا أُعيدت. قد يصبح رصيد فاتورة خُصمت بالكامل بأرصدة دائنة صفرًا وتظهر كمدفوعة، رغم عدم تحصيل مبلغها الأصلي نقدًا.

استخدم السجل عندما لا تجيب التسمية وحدها عن سؤالك.

حالة البريد: ماذا حدث في سير الإرسال؟

يُنشئ إدراج بريد الفاتورة في قائمة الانتظار طلب إرسال. يجب أن تعالجه خدمة الإرسال المُعدّة. يعني قبول المزود أن الخدمة قبلت الطلب.

لا يثبت ذلك التسليم للمستلم أو الفتح أو الموافقة أو الدفع. تحتاج حالات الفشل والمراجعة إلى فحص سير الإرسال بدلًا من افتراض سلوك العميل.

يسجّل Klaq زيارات رابط الفاتورة المضمّن في رسائل العملاء، مع العدد ووقت أول وآخر زيارة. يتتبع ذلك الوصول إلى الرابط، لا قراءة البريد أو PDF المرفق. قد تنتج زيارات أيضًا عن الروابط المعاد توجيهها والطلبات الآلية؛ ولا تحدد من قرأ الفاتورة ولا تثبت الدفع.

اختر الإجراء التالي وفق الحالة المناسبة

إذا ظل المستند مسودة، فراجعه واعتمده عندما يصبح جاهزًا. إذا كان الرصيد مدفوعًا جزئيًا، فتحقق من سجل الدفع الفعلي والمبلغ المتبقي. إذا كان البريد منتظرًا أو فاشلًا، فافحص طلب الإرسال قبل إرسال نسخة مكررة.

اجعل متابعة العميل مبنية على رقم الفاتورة والتواريخ والرصيد التي يمكنك التحقق منها.

أسئلة شائعة

هل تعني حالة «مقبول» أنه تم التسليم؟

لا. القبول حالة معالجة لدى المزود في هذا التنفيذ.

هل تعني حالة «مدفوع» دائمًا وصول الإجمالي الأصلي كاملًا كأموال؟

لا. راجع المبلغ الدائن وسجل المدفوعات، خصوصًا عند تعديل الفاتورة.

تابع إلى الدفعات الجزئية أو متابعة فاتورة يدويًا.